کارمندان بخش اصلی فعالیت‌های مربوط به واحد منابع انسانی هر سازمان را تشکیل می‌دهند. مسئولان منابع انسانی با اجرای روش‌های اصولی و استفاده از سیاست‌های علمی و جدید در جذب نیروی انسانی می‌توانند وضعیت سازمان به لحاظ نیروی انسانی را به سطح مطلوب و تخصصی برسانند. در سال‌های قبل روش‌های جذب و ارتباط با کارجویان بصورت غیرسیستمی و کاغذی بود. این روش‌ها مشکلات بسیاری داشتند ازجمله طولانی شدن فرایند استخدام، گم شدن اطلاعات متقاضی و عدم انتخاب فرد مناسب بدلیل نداشتن اطلاعات کافی. با توسعه‌ی نرم‌افزارهای سازمانی در حوزه‌های کاری مختلف، فرایندهای واحد منابع انسانی نیز امکان سیستمی شدن و بهبود را یافتند تا بخش قابل توجهی از فرایندها به سمت بهبود و یکپارچگی حرکت نماید.
ابتدا با یک مفهوم جدید علمی که فرایند استخدام را سیستمی می‌نماید آشنا می‌شویم. راهکار قیف استخدام ( Recruitment Funnel Approach) یک مفهوم نسبتا جدید در حوزه‌ی منابع انسانی سازمان‌ها می‌باشد که تا حد زیادی فرایند ورود نیروی انسانی به سازمان را سیستمی می‌نماید.
قیف استخدام چیست؟
قیف فروش یک راهکار فرایندی برای مدیریت ورود نیروهای جدید به سازمان است. این راهکار از 7 مرحله جهت مدیریت مراحل جذب یک نیرو ایجادشده‌است که به ترتیب بررسی می‌کنیم.
1) آگاهی‌بخشی درباره برند سازمانی
سال‌های گذشته رابطه‌ی کارجو و کارفرما به‌صورتی بود که تعداد کارجوها نسبت به تعداد موردنیاز سازمان‌ها بیشتر بوده و انتخاب کارفرماها از مجموعه‌های بزرگتر و به‌تبع راحت‌تر بود. به تدریج و در سال‌های اخیر به دلیل عوامل مختلف ازجمله کاهش رشد جمعیت، تعداد کارجوها کاهش یافت و توازن رابطه‌ی کارجو و کارفرما معکوس گردید. حساسیت کارجوها برای انتخاب شغل‌های تخصصی بیشتر شد و کارفرماها گزینه‌های محدودتری برای انتخاب داشتند. در شرایط کنونی سازمان باید به وضعیت مطلوبی به لحاظ فنی و رفاه کاری برای کارمندان رسیده‌باشد تا جزو انتخاب‌های کارجویان قرار بگیرد.
از این‌رو اولین مرحله در جذب نیروی انسانی متخصص ایجاد یک سازمان معتبر و با فرایندهای استاندارد می‌باشد. سازمان خود را از طریق روش‌های ارتباطی به جامعه‌ی هدف معرفی نمایید تا کارجویان با نام و حوزه‌ی کاری سازمان شما آشنا شوند و با اطلاعات کافی به سراغ سازمان شما بیایند. داشتن یک وب‌سایت قوی و فعال می‌تواند روش مناسب و بلندمدت برای آگاهی‌بخشی به مجموعه‌ی بزرگی از جامعه باشد.
2) جذب
انتخاب کارمند یک فعالیت مستمر نیست و بصورت مقطعی و حسب نیاز سازمان اتفاق می‌افتد. داشتن یک رویه‌ی مشخص و مناسب برای جذب نیروی انسانی می‌تواند منجر به یک نتیجه‌ی مطلوب برای سازمان و کارجو گردد.
طبق راهکار قیف استخدام در مرحله‌ی جذب باید نسبت به نیاز خود بطور شفاف و روان توضیح دهید تا کارجویان نسبت به شرایط موقعیت شغلی و شرایط استخدام آگاهی داشته‌باشند تا وارد مرحله‌ی برقراری رابطه با سازمان شما شوند.
علاوه بر تولید شرح شغل‌های حرفه‌ای در این مرحله می‌توانید از طریق شبکه‌سازی و معرفی متخصصان حوزه‌ی موردنظرتان نیروی کاری خود را جذب نمایید.
3) علاقمند کردن
بعداز طی دو مرحله‌ی قبل ارتباط اولیه بین سازمان و کارجو ایجاد شده‌است و در حال حاضر باید اقدامات لازم جهت علاقمند کردن کارجو نسبت به سازمان را اجرا نمایید تا احتمال همکاری بیشتر شود. اطلاع‌رسانی از طریق وب‌سایتتان و ایجاد امکان ارسال پیام از طریق کارجویان به مجموعه‌تان می‌تواند راهکار مناسبی برای علاقمند کردن مخاطبانتان باشد.
4) درخواست دادن
ایجاد درخواست مستقیم استخدام از طرف کارجو به عنوان یکی از مراحل قیف استخدام می‌باشد و به عنوان مرحله‌ی رسمی استخدام شناخته می‌شود و به عبارت دیگر مراحل قبل جزو پیش‌نیازها یا مقدمات استخدام بوده و مرحله‌ی کمکی بابت استخدام می‌باشد اما بعد از ارسال درخواست متقاضی این فرایند رسمیت پیدا می‌کند.
در زمینه‌ی تسهیل و بهینه کردن مرحله‌ی درخواست دادن شما می‌توانید فرایند ارسال درخواست را بصورت آنلاین و از طریق وب‌سایت خودتان را امکان‌پذیر نمایید تا متقاضیان در زمان کوتاه و طبق یک فرایند مشخص درخواست خود را ارسال نمایند و شما از طریق ارسال پیام‌های شخصی و متقابل فرایند استخدام را مدیریت نمایید.
5) ارزیابی
فرایند بررسی درخواست‌های رسیده و هدایت درخواست‌ها به سمت نتیجه‌ی نهایی نیز نیازمند یک سیستم شفاف می‌باشد. طبق راهکار قیف فروش شما در سیستم نرم‌افزاری خود قابلیتی برای هدایت درخواست‌های رسیده به سمت مصاحبه‌ها و ثبت تمام خروجی‌ها در یک سیستم یکپارچه را می‌نماید.
استفاده از تکنیک ATS برای ارزیابی رزومه‌های رسیده به سازمان و انتخاب درخواست‌های باکیفیت جهت بررسی می‌تواند یک روش مناسب برای ارزیابی رزومه‌ها باشد.
6) مصاحبه
زمانبرترین مرحله در استخدام و فرایندهای قیف استخدام این مرحله است که در زمان‌های گذشته و با فرایندهای کاغذی این مرحله نیز با خطاها و مشکلاتی پیش می‌رفت. با ظهور فرایندهای سیستمی و استفاده از تکنیک‌هایی مانند قیف استخدام این فرایند نیز بهتر و با خطای کمتر مدیریت می‌شود. از طریق تکنیک‌های قیف استخدام زمان مصاحبه‌ها را کوتاه‌تر نمایید و از این طریق فعالیت‌های بخش منابع انسانی سازمان را بهبود دهید.
7) استخدام
با رسیدن به مرحله‌ی استخدام، شما قیف استخدام را بطور کامل طی نموده‌اید و در صورت اجرای صحیح تمام مراحل یک نتیجه‌ی مطلوب برای سازمان کسب نموده‌اید. با رسیدن به این مرحله کارجو به عنوان کارمند سازمان شما تبدیل خواهدشد و واحد منابع انسانی باید برای رشد شغلی و توسعه‌ی فعالیت‌ها طبق نتایج قیف استخدام عمل نمایید تا واحد منابع انسانی با مطلوبیت بهتر فعالیت نماید.
اجرای فعالیت‌های ذکرشده و مراحل قیف استخدام نیازمند یک سیستم نرم‌افزاری جامع می‌باشد تا تمام یا قسمت بزرگی از الزامات این فرایند را پوشش دهد. نرم‌افزار ERP شرکت تکروسیستم با دارا بودن ماژول‌های تخصصی برای استخدام و منابع انسانی بطور کامل فرایندهای قیف استخدام را پوشش می‌دهد و می‌تواند به میزان قابل توجهی فرایندهای واحد منابع انسانی را سیستمی نماید. مشتریان نرم‌افزار تحت وب تکروسیستم با توسعه تعداد ماژول‌های ERP خود می‌توانند از ماژول استخدام جهت مدیریت فرایندهای قیف استخدام استفاده نمایند.