آموزش ماژول اسناد

تعاریف

فضای کاری: فضایی برای نگهداری فایل‌ها می‌باشد به‌عبارت دیگر فضای کاری مترادف با مفهوم فولدر در نگهداری اسناد می‌باشد.

سطوح دسترسی: میزان دسترسی کاربران به فضاهای کاری و فایل‌ها را مشخص می‌کند.

عملیات: گردش‌های  کاری‌ ممکن برای اسناد را مشخص می‌کند و برای فایل‌های مختلف می‌توان عملیات مختلف تعریف نمود.

مخاطب: کاربران داخلی و مشتریانی که به عنوان کاربر پورتال تعریف شده‌است مخاطب ماژول اسناد می‌باشند.

مالک: فردی که دسترسی کامل به اسناد دارد و حق ایجاد، ویرایش و حذف را دارد.

قفل: ایجاد محدودیت برای ویرایش سند از طریق قفل کردن امکان‌پذیر است.

برچسب: عناوینی برای دسته‌بندی و جستجوی سریع‌تر اسناد کاربرد دارند.

پیکربندی

ماژول اسناد را نصب کنید و از صفحه‌ی اصلی برنامه وارد برنامه شوید و مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید.

فضای کاری

مرحله‌ی اول برای ذخیره اسناد در ماژول اسناد ایجاد فضای کاری می‌باشد. از منو پیکربندی قسمت فضای کاری را انتخاب نمایید و وارد صفحه‌ی مربوطه شوید.

در تصویری مشابه تصویر زیر فضاهای کاری ایجاد شده تاکنون را مشاهده خواهید کرد و از طریق گزینه ایجاد یک فضای کاری جدید تعریف کنید.

ایجاد فضای کاری جدید

ابتدا برای فضای کاری خود نام مناسب انتخاب نمایید به عنوان مثال مشابه تصویر زیر یک فضای کاری با عنوان قراردادها میخواهیم ایجاد نماییم.

فضای کار والد

اگر فولدر بالاتر برای این فضای کاری نیاز دارید می‌توانید از لیست کشویی آن را انتخاب کنید یا فولدر را از همین قسمت ایجاد نمایید. به عنوان مثال فضای کاری قراردادها به یک فضای کاری بالاتر به عنوان فرم‌ها تعلق دارد. فضای کاری به‌نام فرم را در این قسمت وارد نمایید.

برچسب‌ها

برای دسترسی سریع‌تر به اسناد از قابلیت برچسب‌ها استفاده نمایید. برای ایجاد برچسب‌ها ابتدا دسته‌بندی‌های مختلف برای برچسب‌های مورد نیاز را تعریف نمایید.

از منو پیکربندی منو برچسب‌ها را انتخاب نمایید در قسمت برچسب‌ها گزینه ایجاد را کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر روی افزودن سطر کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر دسته‌بندی و برچسب‌ها را تعریف نمایید.

در فیلد اول به‌نام دسته‌بندی تگ نام دسته‌بندی را وارد نمایید.

فضای کاری: از لیست کشویی فضای کاری موردنظرتان را انتخاب کنید یا فضای کاری جدید ایجاد نمایید.

برچسب‌ها: برچسب‌های لازم را تعریف نمایید و دکمه ذخیره و بستن را کلیک نمایید.

به عنوان مثال در تصویر زیر دسته بندی با نام سال مالی برای فضای کاری داخلی ایجاد شده و برچسب‌های مربوطه وارد شده است.

سطوح دسترسی

برای فضای کاری ایجاد شده باید مشخص نماییم که کدام کاربران به این گروه دسترسی دارند. تعیین دسترسی به فضاهای کاری از طریق سطوح دسترسی قابل اجرا است. در این قسمت می‌توان مشخص نمود کدام گروه‌ه از کاربران دسترسی ایجاد، ویرایش یا حذف سند را دارند.

دسترسی نوشتن: در این قسمت با انتخاب هر گروه حق ایجاد و ویرایش به گروه منتخب داده می‌شود. 

دسترسی خواندن: گروهایی که فقط امکان مشاهده اسناد را دارند، در این قسمت انتخاب نمایید.

فقط اسناد شخصی: اگر این قسمت تیک زده شود. کاربران این گروه فقط اسناد مربوط به خودشان را مشاهده خواهند کرد.

در نهایت دکمه ذخیره را کلیک نمایید و در صفحه‌ی فضای کاری این مورد را هم مشاهده نمایید.

عملیات

برای تعیین گردش کاری اسناد از قسمت عملیات استفاده نمایید و عملیات مختلف برای سند تعریف نمایید و در موقعیت‌های لازم از آن‌ها استفاده نمایید.

توجه نمایید تب عملیات در حالت فعال شدن حالت توسعه‌دهنده فعال می‌شود.
درصورت عدم مشاهده‌ی این قسمت با واحد پشتیبانی تماس بگیرید تا تنظیمات لازم انجام شود. 

از طریق یکی از دو مسیر زیر وارد قسمت عملیات شوید

1- از صفحه‌ی فضای کاری در بالای صفحه عملیات را انتخاب نمایید

2- از منو اصلی پیکربندی قسمت عملیات را انتخاب کنید.

در صفحه‌ی باز شده عملیات‌های تعریف شده را مشاهده می‌کنید و گزینه‌ی ایجاد را کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر عملیات جدید ایجاد کنید.

نام عمل: نام مناسب برای عملیات انتخاب کنید.

در سطر بعدی توضیح تکمیلی در مورد عملیات وارد نمایید.

تب شروط

فضای کاری مرتبط: از لیست کشویی فضای کاری که میخواهید این عملیات را مشاهده کند وارد نمایید.

توجه نمایید انتخاب فیلد فضای کاری یک فیلد اجباری می‌باشد و باید هر عمل را به یک فضای کاری اختصاص داد.

نوع شرط: در دو حالت می‌توان برای عملیات شرط تعیین نمود.

معیارها: در این حالت می‌توان براساس شامل بودن یا نبودن برچسب‌ها شرط‌گذاری نمود.

به عنوان مثال در تصویر بالا عملیات تایید اعتبار را برای فضای کاری داخلی و با شرط برچسب شامل صندوق پستی باشد ایجاد شده است.

دامنه: در حالت دامنه شما می‌توانید براساس فیلدهای بیشتر علاوه بر برچسب‌ها گردش کار را فیلتر نمایید.

تب عملیات

در این قسمت روند اجرایی گردش کار را تعریف می‌کنیم.

تنظیم مخاطب: یک فیلد اختیاری است که از طریق آن می‌توانید یک مخاطب برای این گردش کار انتخاب کنید.

تنظیم مالک: اگر برای عملیات مالک تعریف نمایید این عملیات فقط برای آن مالک قابل مشاهده و استفاده است.

انتقال به فضای کاری: با انتخاب یک فضای کاری در این قسمت گردش کار را به این صورت ایجاد می‌کنید که با انتخاب این عمل سند را از فضای کاری به فضای انتخاب شده در این قسمت وارد نمایید.

ایجاد: از طریق این قسمت می‌توانید گردش کار را به سمت ایجاد این عمل هدایت نمایید.

فرایند مربوط به عملیات ایجاد بطور کامل در  ادامه توضیح داده می‌شود

تنظیم برچسب‌ها

در این حالت  از طریق عمل‌های تعریف شده برای برچسب‌ها می‌توان گردش کار را تعریف نمود.

در سه حالت به‌صورت زیر می‌توان گردش کار را تعریف نمود

افزودن: با انتخاب این حالت این امکان را فراهم می‌کنیم که براساس هر دسته‌بندی برچسب جدید ایجاد نماییم و با اجرای این عمل این برچسب جایگزین برچسب تعریف شده در قسمت شرط شود.

 حذف: با استفاده از این عمل می‌توان از هر دسته‌بندی برچسبی که موجود است را حذف نمود.

جایگزینی: در این حالت برچسب وارد شده در این قسمت با برچسب انتخاب شده در قسمت شرط جایگزین می‌شود. در عملیات مختلف عمل جایگزینی کاربرد رایج‌تری دارد.

فعالیت‌ها

علامت‌گذاری همه به عنوان انجام شده

 با تیک زدن این قسمت وقتی برای یک سند این عمل را اجرا نمودید بدون نیاز به فعالیت کاربری دیگر گردش کار اجرا می‌شود.

زمانبندی فعالیت

اگر برای اجرای گردش کار نیاز به تایید کاربر ارشدتان دارید می‌توانید در مورد این عمل برای کاربر ارشد یک فعالیت از نوع "برای تایید" ایجاد و زمانبندی نمایید تا هر زمان که از این عمل برای یک سند اجرا شد به کاربر مربوطه پیام ارسال شود تا سند را بررسی و تایید نماید. با تیک زدن این قسمت یک مرحله برای اجرای عمل اضافه می‌شود.

بعد از ذخیره کردن عمل این مورد برای سندهای فضای کاری انتخاب شده نمایش داده می‌شود و می‌توانید از آن قسمت عمل و گردش کار مربوط به آن را اجرا نمایید.

توضیحات عملیات ایجاد

در این حالت شما می‌توانید برای عمل جاری که در حال تعریف آن هستید یک مورد ایجادی را تنظیم نمایید. به عنوان مثال گردش کار را به این‌صورت تعریف نمایید که با برقرار بودن شرط یک تسک در ماژول پروژه یا یک سند برای امضا یا یک فاکتور فروش ایجاد نماید.

امضا در ماژول اسناد

در ماژول اسناد می‌توانید اسناد خود را امضا کنید یا برای امضا به کاربر دیگری ارسال کنید.

توجه نمایید برای استفاده از قابلیت امضای اسناد قالب اسناد آپلود شده باید بصورت pdf باشد تا بتوان داخل متن سند امضا نمود

ابتدا در قسمت عملیات یک عمل به نام امضا را ایجاد نمایید و فضای کاری موردنظرتان و شرط مورد نظرتان را انتخاب نمایید سپس در قسمت عملیات از نوع ایجاد کلیک کنید و گزینه pdf to sign را انتخاب نمایید و گردش کار ایجاد شده را ذخیره نمایید.

لازم به ذکر است برای مشاهده‌ی این گزینه در قسمت ایجاد باید ماژول امضا نصب باشد.

به بخش اسناد برگشته و به قسمت فضای کاری موردنظرتان بروید. سندی که میخواهید امضا کنید را انتخاب کنید و از قسمت عملیات عمل به‌نام "امضا" را انتخاب نمایید.

در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر از سمت چپ گزینه امضا را به داخل فایل pdf درگ اند دراپ نمایید و باکس زرد رنگ را به محل موردنظرتان که میخواهید امضا در آن نقطه دیده شود بکشید.

در این حالت روی باکس امضا کلیک کنید تا کابر امضا کننده را مشخص نمایید و تغییرات را تایید نمایید.

در مرحله‌ی بعد از قسمت بالای صفحه سند را به کاربر مسئول برای امضا ارسال نمایید. روی گزینه‌ی ارسال کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر در فیلد اول به‌نام کارمند کاربر مسول را انتخاب نموده و گزینه ارسال را بزنید.

به این‌ترتیب به کاربر مربوطه یک پیام ارسال می‌شود و با کلیک روی پیام می‌تواند به حالت امضای سند وارد شود و در صفحه‌ای مشابه تصویرروی گزینه برای شروع کلیک کنید را زده  سپس گزینه امضا کنید را بزنید و سند را به صورت دستی یا خودکار یا بارگذاری سند امضا نمایید.

در نهایت روی گزینه‌ی بپذیرید و امضا کنید کلیک کنید تا به صفحه‌ی اصلی سند برگردید و در نهایت در پایین صفحه گزینه‌ی تایید و ارسال سند تکمیل شده را کلیک نمایید.

بعد از ذخیره سند به فضای کاری مربوطه برگردید و دو فایل pdf که به صفحه اضافه شده را مشاهده می‌نمایید که یک فایل مربوط به گواهی سند است که برحسب تاریخ و زمان و امضا کننده سند اطلاعات را مشاهده نمایید.

مشاهده مجدد سند امضا شده

در صفحه‌ی مربوط به فضای کاری روی سند موردنظرتان کلیک کنید و از سمت چپ قسمت قالب امضا روی لینک کلیک کنید.

و به صفحه‌ای مشابه تصویر زیر منتقل شوید و از نوار منوی بالای صفحه گزینه‌ی سند امضا شده که تعداد سندهای امضا شده از این سند را نشان می‌دهد را انتخاب نمایید و از این قسمت سند امضا شده‌ی موردنظرتان را مشاهده نمایید.

​

ایجاد اسناد

در ماژول اسناد منو اسناد را انتخاب کنید و وارد صفحه‌ای مشابه تصویر زیر شوید

بطور پیش‌فرض همه اسناد را مشاهده می‌کنید و در دسته‌بندی ستونی سمت راست صفحه همه‌ی فضاهای کاری را مشاهده می‌کنید.

پیوست‌شده به

در این قسمت عمل‌هایی که اجرا شده را مشاهده می‌کنید و می‌توانید آن‌ها را انتخاب نمایید.

ایمپورت سند

برای فعال شدن گزینه‌ی آپلود یک فضای کاری را انتخاب نمایید.

در فضای کاری فعال روی گزینه‌ی آپلود کلیک نمایید و از فضای داخلی سیستم کامپیوتری‌تان فایل موردنظر را انتخاب و ایمپورت نمایید.

به عنوان مثال در تصویر زیر فایل pdf را به فضای کاری داخلی ایمپورت نمودیم.

اطلاعات مربوط به حجم فضای استفاده شده را در سمت  چپ صفحه می‌توانید مشاهده نمایید.

انواع روش‌های آپلود فایل

صفحه گسترده

در این حالت می‌توانید فایل‌های اکسل را از سیستم خود به فضای کاری آپلود نمایید و یا از طریق گزینه ایجاد صفحه گسترده در فضای ماژول اسناد فایل اکسل موردنظرتان را ایجاد نمایید. روی گزینه‌ی ایجاد صفحه گسترده کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر فایل اکسل را از نمونه‌های پیش فرض انتخاب نموده یا صفحه گسترده‌ی خالی  را انتخاب نموده و اطلاعات خود را ثبت نمایید.

درخواست سند

می‌توانید از همکاران خود سندهای داخل ماژول یا حتی سند جدید برای آپلود را درخواست نمایید. روی گزینه‌ی درخواست کلیک نمایید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر نام سند مورد نظرتان را وارد نمایید و فیلدهای بعدی را به ترتیب تکمیل نمایید.

درخواست به: نام همکارتان که باید سند را برایتان ارسال کند را از لیست کشویی در این قسمت انتخاب نمایید. دقت نمایید این فیلد اجباری می‌باشد.

مخاطب: می‌توانید مخاطبی از بین مشتریان خود انتخاب نمایید تا در صورت داشتن دسترسی پرتال در جریان فرایندهای مربوط به سند قرار داشته باشد.

موعد مقرر در: براساس واحد زمانی روز، هفته، ماه زمان برای ارسال فایل را مشخص نمایید. فیلد اجباری است

نوع فعالیت: برای درخواست انتقال‌های داخلی حالت "سند درخواست شده" را انتخاب نمایید و برای درخواست سندهای خارجی گزینه‌ی "بارگذاری سند" را انتخاب نمایید.

فضای کاری: محل قرار گرفتن سند درخواست شده را در این قسمت وارد نمایید. فیلد اجباری است.

برچسب‌ها: می‌توانید برچسب‌های مرتبط با سند مورد درخواستتان را در این قسمت انتخاب نمایید تا همکارتان با استفاده از این کلید واژه‌ها درخواستتان را سریع‌تر بررسی نماید. فیلد اجباری است  

روی گزینه‌ی درخواست کلیک کنید و به صفحه‌ی فضای کاری برگردید. رکوردی با عنوان فیلد درخواست شده ایجاد می‌شود که براساس موعد زمانبندی شده است.

​

افزودن لینک

روی گزینه افزودن لینک کلیک نمایید و در صفحه‌ی بازشده مشابه تصویر زیر آدرس اینترنتی موردنظرتان را کپی نمایید و گزینه‌ی افزودن را کلیک نمایید.

در صفحه‌ی فضای کاری یک رکورد برای این سند ایجاد می‌شود که در صورت کلیک روی آن آدرس اینترنتی مربوطه فعال می‌شود.

به اشتراک‌گذاری

با استفاده از این قابلیت می‌توانید از طریق صفحه‌ای مشابه  تصویر زیر فضای کاری که در آن قرار دارید را بین کاربران به مدت معین به اشتراک بگذارید.

ویرایش سند

با انتخاب هر فایل تعداد زیادی امکان برای فایل فعال می‌شود. ابتدا امکانات مربوط به رکورد فایل را بررسی می‌کنیم.

تعریف فعالیت

از آیکون ساعت که در پایین باکس فایل قرار دارد فعالیت تنظیم نمایید.

روی افزودن فعالیت کلیک نمایید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر فعالیت از نوع تماس یا تایید سند و ... را برای این فایل تنظیم نمایید.

اولویت‌دار کردن فایل

روی گزینه ستاره کلیک نمایید و سند را به حالت اولویت دار انتخاب نمایید تا در جستجوهای بعدی فرایند کارتان آسانتر شود. به عنوان مثال بتوانید با فیلتر کردن سندهای اولویت‌دار فایل موردنظرتان را سریع‌تر پیدا کنید.

امکانات ویرایشی جانبی فایل‌ها

با انتخاب یک سند باکسی در سمت چپ فضای کاری فعال می‌شود که قابلیت‌های آن را به‌ترتیب بررسی می‌کنیم.

اگر روی نماد فایل کلیک نمایید سند مربوطه برایتان باز می‌شود.

با کلیک روی نماد گفتگو در سمت چپ صفحه کادر پیام‌ها باز می‌شود و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر کاربر فعال می‌تواند با سایر کاربران که به گفتگو افزوده شده‌اند ارتباط متنی، صورتی یا تصویری برقرار کند.

دانلود: با کلیک روی نماد اول از سمت راست فایل مربوطه در سیستم شما دانلود می‌شود.

به اشتراک‌گذاری: مشابه قابلیت تعریف شده در قسمت فوق از این قسمت نیز می‌توانید فایل را با کاربران داخلی به اشتراک بگذارید.

جایگزینی: از طریق آیکن جایگزینی می‌توانید فایل را با یک فایل دیگر از سیستم‌تان جایگزین نمایید.

قفل کردن: از طریق نماد قفل می‌توانید سند را برای ویرایش قفل و غیرفعال نمایید.

با انتخاب حالت قفل بجز کاربر قفل کننده سایر کاربران امکان ویرایش سند را نخواهند داشت.

برش دادن سند: از طریق گزینه‌ی برش(split) می‌توانید محتوای سند را از قسمت‌های موردنظرتان برش دهید و کوتاه نمایید.

بایگانی: گزینه سمت چپ برای بایگانی سند استفاده می‌شود و بعد از بایگانی می‌توانید سندهای بایگانی شده را مشاهده نمود

روش‌های بایگانی کردن

علاوه بر حالت توضیح داده‌شده در قسمت بالا می‌توانید از قسمت عمل نیز اسناد را بایگانی نمایید.

ابتدا در نمای لیستی قرار بگیرید و مشابه تصویر فوق یک یا چند فایل را انتخاب نمایید و از قسمت بالای صفحه قسمت عمل را کلیک نمایید و گزینه‌ی بایگانی را کلیک نمایید.

نام: در کادر پایین نمادها نام سند را مشاهده می‌کنید و کاربر می‌تواند نام مربوطه را به نام مناسبی تغییر دهد.

مخاطب: می‌توانید از این قسمت نام مخاطب را انتخاب نمایید

مالک: می‌توان نام هر کاربر را به عنوان مالک سند انتخاب نمود و دسترسی ویرایش تام سند را به مالک داد.

فضای کاری: می‌توانید فضای کاری را از لیست کشویی تغییر دهید و از این پس سند را در فضای کاری جدید قابل مشاهده نمایید.

برچسب‌ها: برچسب‌ها را که تعریف نمودید در این قسمت مشاهده نمایید و برچسب مناسب و مرتبط با سند را از لیست کشویی انتخاب نمایید.

عملیات: عملیات تعریف شده برای فضای کاری مربوطه را مشاهده نمایید و در صورت نیاز هر عمل را فعال نمایید و گردش کاری را برای سند فعال نمایید.

امکانات حذف در ماژول اسناد

دقت نمایید فضاهای کاری که در آن فایلی آپلود شده باشد امکان حذف را نخواهد داشت.

حذف فایل‌ها

در نمای لیستی قرار بگیرید تا امکان حذف فایل‌ها را داشته‌باشید.

فایل‌های موردنظرتان را انتخاب کنید و از قسمت عمل فایل را حذف نمایید.

حجم اسناد

بصورت پیش‌فرض و برای تمام بسته‌ها فضایی با ظرفیت 100مگابایت فراهم می‌باشد و در صورت نیاز به فضای بیشتر این مقدار قابل افزایش می‌باشد.