آموزش ماژول تقویم

                              شرکت فنی مهندسی تکروسیستم -مجری طرح های جامع انفورماتیک     

آموزش ماژول تقویم 

 نسخه: 01

نرم‌افزارهای سازمانی برای ارائه خدمات موثر باید امکانات تنظیم زمان از جمله دسترسی به تقویم کامل و یکپارچه با سایر برنامه‌ها را داشته باشند. وجود تقویم به کاربران امکان می‌دهد فعالیت‌های خود را با نظم زمانبندی کنند و در روند اجرایی فعالیت‌های خود با دقت بیشتری فعالیت نمایند. در نرم‌افزار یکپارچه ERP تکروسیستم ماژول تقویم بصورت مجزا آماده شده و به کاربران ارائه شده است. تقویم با سایر برنامه‌ها نیز یکپارچه می‌باشد و می‌توان زمانبندی فعالیت‌ها را از طریق آن ماژول‌ها نیز مدیریت نمود.

در ابتدا که وارد ماژول تقویم می‌شویم نمایی به صورت تصویر زیر را مشاهده می‌کنیم که به صورت پیش‌فرض روزهای هفته‌ی جاری را به صورت ساعت زمانبدی نموده است. می‌توانید بصورت روز، ماه و سال نیز نمایش تقویم را تغییر دهید.

زمانبدی فعالیت جدید در تقویم

روش اول: روی گزینه‌ی افزودن کلیک کنید و در صفحه‌ی باز شده مشابه زیر یک عنوان برای موضوع جلسه انتخاب کنید و سایر فیلدها را بصورت زیر تکمیل نمایید.

شرکت کنندگان: بصورت پیش‌فرض کاربر ایجاد کننده‌ی جلسه را به عنوان شرکت‌کننده نمایش می‌دهد و می‌توان نام کاربران داخلی و حتی پورتال را که عموما از مشتریان هستند جستجو کرد و به شرکت‌کنندگان افزود. می‌توان از طریق ایمیل یا پیامک جلسه را اطلاع‌رسانی نمود

تب جزئیات جلسه

شروع در: با کلیک داخل کادرصفحه‌ی تقویم باز می‌شود و می‌توان روز و ساعت جلسه را انتخاب نمود

پایان در: مشابه فیلد بالا تاریخ پایان را انتخاب نمایید

مدت زمان: به صورت اتوماتیک با تنظیم زمان شروع و پایان این فیلد تکمیل می‌شود و می‌توان زمان را از این قسمت نیز تغییر داد

کل روز: اگر نسبت به ساعت دقیق جلسه اطلاع ندارید می‌توانید این قسمت را تیک بزنید و فیلد مدت زمان از فعالیت حذف شود

برگزارکننده: به‌صورت پیش فرض کاربر ایجاد کننده جلسه خواهد بود و می‌توان از لیست کشویی کاربران دیگری را نیز به عنوان برگزارکننده انتخاب نمود.

یاداورها: روشی کاربردی برای اطلاع‌رسانی جلسه قبل از شروع است. با تنظیم زمان مثلا 15 دقیقه قبل از ساعت شروع یا هر زمان مدنظرکاربر، سیستم از طریق ارسال یک پیام پاپ آپ جلسه را اطلاع‌رسانی می‌کند.

مکان: اگر جلسه در یک محل فیزیکی مثلا اتاق جلسه و... برگزار خواهد شد نام محل جلسه را در این قسمت وارد کنید.

لینک جلسه: اگر محل برگزاری جلسه در فضای مجازی است لینک مسیر برگزاری را در این قسمت وارد کنید.

برچسب‌ها: فیلد اختیاری است و می‌توان برای دسته‌بندی بهتر برچسب‌هایی برای جلسه انتخاب نمود. به عنوان مثال برحسب خصوصیات مشتری، نوع کسب و کار و ... می‌توان عنوانی برای برچسب انتخاب نمود.

در نهایت با زدن دکمه‌ی ذخیره جلسه‌ی تنظیم شده ذخیره می‌شود. تصویر زیر یک نمونه‌ی تکمیل شده از تنظیم یک جلسه در تقویم است.

با ذخیره کردن این صفحه در نمای اولیه تقویم یک باکس مانند تصویر زیر برای این جلسه ایجاد می‌شود و در روز و تاریخ تنظیم شده نمایش داده می‌شود.

روش دوم: ساده‌تر از روش قبل و تنها با کلیک روی نمای تقویم در روز و ساعت مورد نظر صفحه‌ای مشابه تصویر زیر ظاهر می‌شود و می‌توان رویداد جدید را از این قسمت تعریف نمود.

بعد از تعریف عنوان می‌توان دکمه‌ی ذخیره را زد و رویداد را درصفحه‌ی تقویم مشاهده نمود و یا با کلیک روی ویرایش به صفحه‌ی این رویداد مراجعه نموده و تنظیمات تکمیلی را از این قسمت اعمال نمود.

سایر قابلیت‌های ماژول تقویم

تنظیم جلسات تکراری

در سازمان‌ها عموما جلسات هفتگی و ماهانه بین مدیران یا از طریق واحد آموزش برگزار می‌شود و می‌توان از طریق صفحه‌ی ویرایش این تنظیمات را انجام داد. با کلیک روی تقویم عنوان جلسه را انتخاب نمایید و دکمه‌ی ویرایش را بزنید و در صفحه‌ی باز شده تب گزینه‌ها را باز کنید و تنظیمات را به صورت زیر انجام دهید.

گزینه تکرارشونده را تیک بزنید و باقی فیلدها را به‌صورت زیر تکمیل کنید

تکرار هر: در این فیلد فاصله بین جلسه‌ها را مشخص نمایید. به عنوان مثال 1هفته یعنی در هر هفته این جلسه تکرار شود. 1 ماه یعنی در هر ماه این جلسه در این روز و زمان تکرار شود

تا: تعداد دفعات تکرار را مشخص می‌کند. و در سه حالت طبق تصویر زیر قابل تنظیم است.

​تعداد تکرار: بصورت دستی عدد تکرار را وارد نمایید

تاریخ پایان: در این قسمت یک تاریخ برای پایان انتخاب می‌کنیم و تا این تاریخ تکرار اجرا می‌شود.

برای همیشه: در تقویم این تاریخ تکرار می‌شود.

حریم خصوصی: در سه حالت مشابه تصویر زیر قابل تنظیم است.

عمومی: تمام افراد با باز کردن تقویم این رویداد را در تقویم مشاهده می‌کنند.

خصوصی: فقط افراد شرکت‌کننده در جلسه این رویداد را در تقویم مشاهده می‌کنند.

فقط کاربران داخلی: در این حالت کاربران پورتال امکان مشاهده‌ی این رویداد را ندارند اما تمام کاربران داخلی در تقویم خود این رویداد را مشاهده می‌کنند.

نمایش به صورت: در دو حالت قابل تنظیم است و وضعیت کاربر را در زمان رویداد(جلسه) نشان می‌دهد.

مشغول: امکان پاسخگویی برای کاربر وجود ندارد.

در دسترس: کاربر برای پاسخگویی از داخل برنامه در دسترس است.

مفهوم رنگ‌ها در تقویم

رویدادهایی که کاربر حاضر در آن شرکت دارد بصورت توپر و رویدادهای عمومی کاربران دیگر بصورت توخالی نمایش داده می‌شود. این حالت در تصویر زیر نمایش داده شده است. رویداد تست مربوط به کاربر دیگر بوده و رویداد جلسه هفتگی برای کاربر حاضر می‌باشد  به‌صورت توپر نمایش داده شده‌است.

تقویم تکروسیستم قابلیت سینک شدن و ارتباط یافتن با تقویم گوگل را دارد و سازمان‌هایی که از این تقویم عمومی استفاده می‌کنند می‌توانند جلسات و تنظیمات google calendar  را در تقویم خود مدیریت نمایند.

نمای لیستی در تقویم

در این نما رویدادهای تنظیم شده از ابتدا تا تاریخ جاری را برحسب فیلدهای مختلف می‌توان مشاهده نمود.